Factura electrónica obligatoria: lo que necesitas saber y cómo prepararte
Factura electrónica obligatoria: lo que necesitas saber y cómo prepararte
La factura electrónica obligatoria será un requisito legal para autónomos y empresas en España entre 2025 y 2027. Afectará principalmente a relaciones B2B y exigirá formatos estructurados, firma digital y trazabilidad. Adáptate a tiempo con un software homologado.
¿Sabes que en poco tiempo estarás obligado a emitir tus facturas de forma electrónica? La factura electrónica obligatoria es una de las grandes transformaciones que está viviendo el tejido empresarial español, y no es una opción, es ley, y su implantación generalizada marcará un antes y un después en la forma en que autónomos, pymes y empresas gestionan sus relaciones comerciales.
Hoy te explico qué es y qué implica esta nueva factura electrónica obligatoria, quiénes están obligados a utilizarla, desde cuándo y cómo prepararte para cumplir con esta normativa para evitar sanciones. ¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento con el mismo valor legal que una factura tradicional, pero que se emite, recibe, firma y almacena de forma digital. Lo importante aquí es que no basta con enviar un PDF por correo: la factura electrónica debe cumplir ciertos estándares técnicos y legales, como estar en formato estructurado, incluir firma electrónica y garantizar su trazabilidad. ✅ Además, debe permitir su verificación en tiempo real por la Agencia Tributaria.
En otras palabras, es una forma más eficiente y segura de facturar, que además facilita el control fiscal y reduce costes administrativos.
La facturación electrónica obligatoria supondrá que todas las operaciones entre empresas (B2B), autónomos y administraciones públicas deberán emitirse a través de medios electrónicos homologados.
¿Qué implica que la factura electrónica sea obligatoria?
Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece (18/2022), la factura electrónica será obligatoria para todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B), en cuanto se publique el desarrollo reglamentario. A esto se suma la Ley Antifraude (11/2021), que refuerza el uso de programas de facturación verificados, obligando a registrar y declarar las operaciones a través de sistemas como Verifactu. Qué implica la factura electrónica obligatoria
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España? Fechas clave que te afectan
Según la Ley Crea y Crece, la factura electrónica obligatoria se implantará de forma progresiva en dos fases, te las resumo para que no haya lugar a dudas: ● Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros: estarán obligados a usarla un año después de que se apruebe el reglamento técnico. ● El resto de autónomos y pymes: deberán adoptarla a los dos años desde esa misma fecha.
Y según las últimas previsiones del Ministerio de Asuntos Económicos, el reglamento podría aprobarse a finales de 2025, lo que nos situaría en fechas efectivas a partir de 2026.
¿Qué requisitos debes cumplir?
Esto no es simplemente digitalizar tu facturación. Estas son las claves técnicas que deberás implementar: ● Formato estructurado: XML Facturae, UBL o similar (nada de PDFs planos). ● Firma electrónica avanzada o sistema de autenticación que garantice integridad. ● Registro en tiempo real con trazabilidad: verificación automática por parte de Hacienda. ● Incluir un QR + frase legal obligatoria: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Verifactu”. ● Conservación digital segura durante al menos 4 años (según el artículo 29.2.e de la Ley General Tributaria).
Factura electrónica obligatoria para autónomos: ¿Qué debes saber?
Si eres autónomo, esto te interesa especialmente. Aunque muchos ya emiten facturas digitales, la factura electrónica obligatoria para autónomos exigirá:
No basta con generar un PDF y enviarlo por email: deberás asegurar integridad, autenticidad y trazabilidad.
Si trabajas con empresas o administraciones, estarás obligado a cumplir esta normativa desde el primer momento en que entre en vigor para tu tramo de facturación.
La factura electrónica para autónomos es, además, una oportunidad para profesionalizar la gestión, automatizar procesos y evitar errores o sanciones por omisiones fiscales.
¿Qué pasa si no cumples con la regulación?
Las sanciones ya están reguladas, y no son simbólicas. Aquí tienes algunos ejemplos claros:
Incumplimiento
Sanción estimada
Emitir facturas sin cumplir los requisitos
Hasta 10.000 € por infracción
No conservar documentos 4 años
Hasta 6.000 €
Incumplir la Ley Antifraude (soft no verificado)
Hasta 50.000 € por ejercicio
No emitir factura electrónica (cuando sea obligatorio)
Hasta 3.000 € por factura
Y si facturas a la Administración o a grandes empresas, muchas ya exigen factura electrónica desde hace tiempo. Así que el riesgo de que te rechacen facturas por no cumplir crece.
¿Por qué se impone esta obligación de facturación electrónica?
El objetivo de esta facturación electrónica obligatoria es claro:
💸 Luchar contra la morosidad entre empresas.
📊 Aumentar la trazabilidad de pagos y cobros.
🧾 Simplificar la declaración fiscal y reducir errores contables.
🌱 Favorecer la digitalización y sostenibilidad.
La facturación B2B electrónica busca reducir la morosidad y mejorar el control fiscal. Por tanto, tanto si eres emisor como receptor de facturas, tendrás que contar con sistemas que soporten esta interoperabilidad.
¿Y cómo puedes prepararte sin perder tiempo ni dinero?
No se trata solo de cumplir. La factura electrónica puede ayudarte a mejorar procesos y ahorrar costes en tu negocio. Te recomiendo:
Elige una solución homologada como la de CEGID: debe cumplir con
todos los requisitos técnicos, ser segura y estar conectada con la AEAT.
Automatiza todo el flujo de facturación, desde la emisión hasta el archivo y
seguimiento.
Forma a tu equipo, aunque sea pequeño, para integrar estos cambios con facilidad.
Digitaliza procesos colaterales: aprobación de gastos, control de pagos,
conciliaciones.
Hazlo ahora, aunque aún no sea obligatorio para ti. No esperes al último momento,
cuando todos estén colapsando.
¿Cómo funciona la factura electrónica con el Kit Digital?
Si tu empresa o negocio se ha beneficiado del Kit Digital, es importante que sepas que la solución de factura electrónica es uno de los servicios incluidos dentro de la categoría de “Gestión de procesos”. Esto significa que puedes utilizar el bono para implementar un software de facturación electrónica homologado que cumpla con los requisitos exigidos por la nueva normativa. 💻Gracias al Kit Digital, puedes acceder sin coste (hasta cierto importe subvencionado) a una herramienta que te permita:
Emitir y recibir facturas en formato estructurado (como Facturae o UBL).
Firmarlas digitalmente con certificado reconocido.
Integrar la solución con tu contabilidad o ERP.
Cumplir con las obligaciones de conservación, trazabilidad y comunicación a la AEAT.
Si todavía no has solicitado esta ayuda, te animo a hacerlo cuanto antes, ya que puede facilitar enormemente la transición hacia la factura electrónica obligatoria.
¿Qué necesito para empezar a emitir factura electrónica?
Para adaptarte a la nueva normativa de factura digital obligatoria, deberás contar con:
Un software de facturación electrónica homologado.
Certificado digital vigente (emitido por la FNMT u otra autoridad).
Procesos internos que garanticen el almacenamiento y trazabilidad.
Una política clara de envío y aceptación de facturas con tus clientes.
¿Qué solución de facturación te recomiendo?
Si quieres hacerlo bien desde el principio, Cegid es una de las plataformas más preparadas y avanzadas para gestionar la factura electrónica obligatoria.
Y además, es escalable: sirve igual si eres autónomo que si gestionas una empresa
con cientos de facturas al mes.
❓ Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
Como emisor, puedes emitir factura electrónica siempre que se trate de operaciones entre empresas o autónomos (B2B). En este caso, la aceptación del receptor no es necesaria, ya que la normativa lo exige a ambas partes. No obstante, en relaciones B2C (con consumidores), deberás contar con el consentimiento expreso del cliente final si desea recibir la factura electrónicamente.
No existe un umbral económico. La obligación de emitir factura electrónica no depende del importe, sino del tipo de operación y del tipo de emisor/receptor. Si eres autónomo o empresa y trabajas con otros profesionales, estarás obligado a emitir factura electrónica por cualquier cantidad, incluso importes simbólicos, una vez la normativa entre en vigor.
La obligación afecta principalmente a relaciones B2B (entre empresas y autónomos), pero no excluye el uso con particulares. Sin embargo, en relaciones B2C no es obligatoria, aunque puede ofrecerse como opción. Eso sí, será obligatorio emitirla electrónicamente cuando se trate de facturar a la Administración Pública (B2G).
Aunque el reglamento técnico aún no se ha publicado, se espera que se establezcan plazos máximos para informar del estado de recepción o rechazo de una factura. Retrasarse en ese aviso podría tener implicaciones en la trazabilidad del pago y en futuras sanciones, por lo que se recomienda mantener un sistema automatizado que registre todo en tiempo real o en plazos muy cortos (24–72h).
La obligación de facturar electrónicamente no sustituye ni elimina el Suministro Inmediato de Información (SII). Si tu empresa ya está sujeta al SII, seguirás debiendo informar de las facturas emitidas y recibidas en el plazo legal. Lo que sí facilita la e-factura es la automatización de ese proceso, ya que muchos softwares integran el envío al SII de forma inmediata y sin intervención manual.
¿Estás listo para emitir facturas electrónicas?
La factura electrónica obligatoria no es una tendencia pasajera, sino una realidad legal inminente que transformará por completo la forma en que empresas y autónomos gestionan su facturación. Anticiparse a su entrada en vigor no solo evitará posibles sanciones, sino que permitirá mejorar la eficiencia operativa, el control financiero y la competitividad del negocio.
Aunque el reglamento técnico aún no ha sido publicado, es altamente recomendable comenzar cuanto antes con la adaptación. Prepararse con antelación es clave para evitar una implantación improvisada y garantizar una transición ordenada, especialmente para autónomos y pymes.
Empieza hoy. Adáptate con tiempo. Y asegúrate de hacerlo bien.
Si eres un particular que, a efectos de IVA, se convierte en empresario por alquilar una plaza de garaje de forma independiente (no asociada a tu vivienda habitual) a una empresa, debes emitir factura con IVA (21 %) e incluso retención si el inquilino es profesional.
Sí aplica la facturación electronica, en tu caso se trata de una operación B2B (vendes el uso a una empresa, la cual es sujeto de IVA). Por tanto:
A partir del 1 de julio de 2025, cualquier factura electrónica debe cumplir la normativa técnica (trazabilidad, integridad, firma, conservación)
Desde finales de 2025 o 2026, la emisión efectiva de factura electrónica será obligatoria entre empresas y autónomos, conforme a la implantación de la Ley Crea y Crece.
Si alquilas de particular a particular, sin que ninguno sea empresario:
No estás emitiendo en entorno B2B, así que no correspondería factura electrónica.
Tampoco estarías sujeto a IVA (ojo: si usas la plaza como anexo de vivienda, está exento; si es independiente y no declaras actividad, deberías haber liquidado IVA y darte de alta, incumpliendo si no lo haces)
Por tanto: entre particulares, sin actividad registrada, no aplica facturación electrónica. Pero si uno de los dos se considera empresario/autónomo, sí.
La obligatoriedad de facturación electrónica que menciona, ¿Le será aplicable a un particular, convertido en empresario desde el punto de vista de IVA, que alquila una única plaza de garaje a una empresa para uso exclusivo de un único empleado?... Y si el alquiler fuese entre dos particulares, ¿También le aplicaría al arrendatario la facturación electrónica?
En caso afirmativo, ¿Conoce algún software de facturación que sea gratuito?
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