El concepto de "trabaja bien" es un asunto de métricas, porque si no el desempeño se convierte en una encuesta de opinión subjetiva a jefes, donde se premia al más lamebotas.
Tener métricas exige una cultura de información, y también identificar fraudes con métricas para evitar la adulteración.
Todo el trabajo de cada empleado debe trabajarse como un "pedido" con su respectivo número de consecutivo, y cada pedido se reparte.
Algunas métricas básicas:
1.Plazos: Se asignan de acuerdo con estándares de acuerdo a la cantidad de trabajo del pedido.
2.Satisfacción de clientes: Retroalimentación positiva y negativa. Es mejor promover una cultura de retroalimentación positiva.
3.Productividad: Cantidad de trabajo convertido a una unidad de trabajo util para hacer comparaciones entre empleados. El estándar de desempeño debe ser la mediana y no el promedio para evitar sesgo no estadístico. Es necesraio identificar la duración estimada de cada pedido.
4.Calidad: Hágase una lista de chequeo y en vez de usar escalas numéricas (que se prestan para subjetividad) identifique los factores a evaluar como falso/verdadero y defina los criterios que hace que sea verdadero. Si se pone a varios evaluadores debería dar el mismo resultado. Cabe evaluar que los pedidos se han de clasificar por tipos y cada tipo ha de tener requisitos de calidad distintos.
Por ejemplo puede haber pedidos de hacer reportes, asignar personas en los sistemas, atención o visita a clientes, etc. donde se registan las duraciones respectivas de cada tarea.
Ha de haber actividades atribuibles a servicio y que se "cargan" al cliente para efectos de costeo y otras actividades administrativas o de "backoffice" no asignable a clientes. La proporción de atribuibles al cliente conforman la utilización del personal.
Una alta utilización por encima de 80% y una baja producción redunda en baja productividad. Una baja utilización con alta producción indica una alta productividad, pero indicaría también que o sobra gente o se está en temporada baja.