El problema de estas cosas es la distribución de los ingresos y gastos comunes, por ejemplo los salarios de la oficina (salarios, seguridad social, etc.) ¿Cómo los imputas? Tu salario o de otros directivos ¿Cómo los repartes? Los intereses de la póliza de crédito ¿Cómo repartimos? ¿el alquiler o las amortizaciones de las naves o locales si son de propiedad? ¿los seguros de las instalaciones? Vamos que si esto se desarrolla en centros separados es relativamente fácil porque los costes ya vienen marcados, y el problema es solo de los gastos ocasionados por el staff directivo, pero si se comparte centro de trabajo es complejo, no digo complicado, digo complejo …… mira si utilizas el descuento comercial o la gestión de recibos al cobro por norma 19 ó 58, se trata solo de llevar al banco o transmitir por internet, las remesas por separado, aunque se haga el mismo día, porque tendrás dos liquidaciones separadas, o los salarios, normalmente si tienes dos actividades diferenciadas, serán dos convenios laborales diferentes, por tanto el asesor laboral o vuestro programa de nóminas, si lo hacéis vosotros mismos os vendrá todos por separado, porque al ser convenio distintos es posible que las tasas de accidentes sean distintas …….
El problema es lo otro “el reparto de los conceptos comunes”, porque durante el año los pondrás en cuentas con un 9 en la posición quinta de la numeración de la cuenta, o si el programa permite deferencia de análisis o proyecto (como le llaman algunos programas) no hay problema, la historia radica en que tienes en realidad dos actividades empresariales y tres centros, el uno, el dos y el común o “nueve” y en dicho nueve, te quedará un saldo de la leche en patinete que de alguna forma tendrás que distribuir o aplicar a una actividad u otra, esto lo puedes hacer mensualmente, trimestralmente, semestral o incluso una vez al año, cosa que creo que tanta espera (anual) supone de poca utilidad, porque lo que interesa es ir viendo la evolución diferenciada de los negocios de manera periódica, para corregir desviaciones, analizar gastos, u observar dónde uno debe dedicarse con más empeño, porque puede ocurrir que por ejemplo la actividad 1 vaya a “velocidad de crucero” y la dos un poco renqueante, entonces tu al observarlo, con total seguridad determinarás que tu trabajo como gerente debe incidir de manera relevante en dicha actividad 2.
Bueno, menudo rollo …………¿Cómo repartimos? Por volumen de ventas, pues depende, si tus negocios son una comercial de venta de productos pues es una idea, pero como una actividad sea la venta de productos de mucho precio y poco margen, y la otra sea de servicios, ya no te vale, porque al hacerlo por volumen te engañas a ti mismo, ya que la facturación, en general es un medio para llegar al resultado, pero nunca un objetivo en sí, bueno, ya me entiendes, claro que para llegar al resultado hay que incrementar las ventas, pero es un medio, no lo que se pretende al final (los resultados) ……….. lo puedes hacer por resultado estimado, si la actividad uno en teoría reportará un 40% de los márgenes (cash flow, por ejemplo) de todo el negocio, y la actividad 2, el 60%, puede servir imputar un 40% de los costes comunes a la actividad 1 y el resto a la 2, ello mediante un traspaso mensual o trimestral de los saldos de las cuentas “9” a las correctas uno y dos ….. en cuanto al trabajo mecánico de despacho, se trata de tomar un cronometro o calcular las horas de dedicación algunos días saltados, determinar el tiempo en porcentaje que se dedican a una cosa o a la otra y a partir de ahí determinar un % que servirá durante mucho tiempo, otro sistema es calcular por apuntes contables, si haces 1.000 al mes, y 350 son para la actividad 1, pues será un 35% ………. En cuanto al alquiler o la amortización de las naves, se trata de calcular un poco a “ojímetro” la ocupación en zonas de cada actividad y determinar un porcentaje.
Luego una vez tomadas las decisiones digamos “políticas” cada mes o trimestre, hacer unos apuntes contables de traspaso desde las cuentas codificadas con el 9 en la quinta posición de la numeración, hacia la 1 y la 2, de forma que los “nueves” acaben siendo una meras cuentas “transitorias”, las cuales varias veces al año quedarán a cero patatero, y desde luego a final año también.
Al final de buscar las proporciones mas cercanas a lo que es tu negocio (nunca van a ser exactas, esto es casi imposible) sin embargo esto te puede llevar seguro un año, para determinar finalmente los porcentuales de cada uno de los conceptos de gastos “comunes” a aplicar a cada actividad ¿Por qué un año? Pues porque dudo que aciertes a la primera o a la segunda, y no es nada productivo para tu negocio que estés dos meses con el puñetero cronometro en una mano y una cinta métrica en otro, esto es una chorrada, se hace de vez en cuando para “ir ajustando” la decisión final, que una vez tomada no será modificada en mucho tiempo, o lo será cada vez que las “proporciones” de ambos negocios varíen sustancialmente, porque tampoco es bueno que esto sea estático, lo tiene ser una vez implantado el sistema, y solo modificado ante esto “cambios sustanciales” en la estructura de tu negocio.
¿Cómo lo hago con un Excel? Muy simple …………… si exportas la cuenta de resultados a un Excel, con inclusión de las cuentas contables, sea el programa que sea el elegido tendrás una hoja de cálculo con al menos 4 columnas (puede que mas, según el programa por las sumas…) pero te interesan solo cuatro.
- Cuenta
- Titulo de la cuenta
- Saldo debe
- Saldo haber
Y luego con el ratón traspasar a sucesivas columnas las cifras, atendiendo a la posición quinta de la codificación de la cuenta (bueno la quinta, la sexta o la que sea) y al final una suma - resta y en paz, tachan resultado final resuelto.
Bueno y si eres experto en “excel” y sabes “organizar” condicionales en una plantilla y que lo haga la hoja de cálculo “solita” ya es la leche ………
Por cierto, observarás que en el plan general contable hay cuentas de solo tres cifras, y otras con desarrollo a 4, por tanto hay que considerar que todas son 4 cifras reservadas a lo que indica el plan general contable, si no tres se pone un cero en la cuarta y se considera que son 4 en todos los casos.
Al final lo mas complejo, que no complicado es tomar la determinación del reparto de “comunes” ya que todo lo demás, al igual que la propia contabilidad es un mero tema mecánico y repetitivo, no hace falta mucho mas, ahora bien la decisión NO ES CONTABLE, para nada, es de gerencia y de criterio de dirección, el contable que aplique la decisión de gerencia que es a quien corresponde la misma.
Para el caso de que la empresa sea pequeña y tú seas al mismo tiempo el contable y el gerente, pues con el mono de gerente tomas la decisión, y con el uniforme de contable la aplicas.
Saludos.-