Documentación personal - Herencias, una cuestión de orden. *028*

Aún cuando el blog tiene por título “economía doméstica y pequeñas empresas”, convendremos que hasta el pasado febrero con los post’s de préstamos rápidos y tarjetas revolving, de “empresa” mucho, pero de “doméstico”, mas bien poco (o nada), por tanto por medio de estos últimos 4 post’s de blog, pretendo ser consecuente con el título.

En relación a herencias, pretendo desarrollar una “cuestión de orden” y avanzo que el post no va de legalidad, reglamentos o normativas específicas de algunas comunidades autónomas, si bien algún apunte de carácter técnico se va a incluir.

Obviamente no se van verter opiniones o recomendaciones sobre quien deben ser nuestros herederos, lo primero porque no soy abogado, y lo segundo porque cada persona es él sus ideas y sus circunstancias en este sentido. Sin embargo sí que es bueno que nos preocupemos de conocer cuáles son las características de nuestra comunidad autónoma de residencia, como por ejemplo si estamos sujetos al régimen económico de gananciales o en el de separación de bienes, y de la parte que en nuestra CC.AA. está regulada como legitima.

En multitud de ocasiones aparte de los problemas que pueden generar estos asuntos entre los propios herederos, incluso algunas de mera percepción de desigualdad, creo que no es bueno añadir a una tensión entre ellos, si se da el caso, un trabajo de “localización”, porque lo único que provocará será empeorar las cosas. 

Se trata de tener un cierto orden en nuestros asuntos relevantes y que pueden afectar a nuestros herederos. 

Creo que es una buena recomendación, la creación de una “carpeta de bienes, derechos y obligaciones”, bien organizada y detallada. 

La información que debería tener afectaría a todo lo que son bienes patrimoniales, derechos y obligaciones. Asimismo recomendaría temas digamos de “sistemática”. 

Bienes patrimoniales: 

• Escrituras de propiedad 
• Contratos de alquiler de fincas (en calidad de “caseros”) 
• Contratos de cuentas corrientes, de ahorro, a plazo, fondos de inversión, valores, acciones, etc.
• Escrituras de sociedades no cotizadas en las que participemos …

Hay que decir que en el presente apartado y concretamente las fincas, nuestros herederos las podrán localizar a a través de los registros de la propiedad y si no conociéramos donde, también, al existir un sistema administrado por los propios registradores de la propiedad de localización de fincas de un titular determinado, si bien no garantizan que sea “perfecto” pueden existir fincas antiguas y no informatizadas todavía, con lo cual un pequeño riesgo de no localización puede existir. 

En cuanto a temas bancarios, ya no tengo tan claro que sea tan fácil de localizar, porque lo habitual es tener cuentas en la ciudad donde vive uno, o en la población mas cercana, sin embargo hoy existen las cuentas on – line, e incluso algunos tendrán cuentas en el extranjero, o al menos en rankia se vierten de vez en cuando consultas sobre ello, por tanto no es malo tener en “la carpeta” las oportunas menciones sobre ello, en forma de copias de los contratos de cuenta. 

Derechos a nuestro favor: 

• Seguros de vida 
• Seguros de accidentes 
• Seguros de protección de pagos 
• Seguro de vehículos (*)
• Seguro de vida o accidentes vinculado a percepción de nómina en banco o caja de ahorros
• Seguro de convenio laboral (+) 

Recordemos que las tarjetas de crédito o de débito suelen contar con seguros, cuyas coberturas en algunos casos son bastante exiguas, no obstante  ahí están, si no contamos con el contrato de seguro que nos habrán remitido en su apertura, como idea poner una fotocopia de la tarjeta, y no está demás pedir copia del contrato de seguro colectivo (por carta) a la entidad emisora de la tarjeta, y mientras no lo recibimos, poner la copia del escrito junto a dicha fotocopia de la tarjeta .

(*) Puede sorprender la inclusión de una copia de dicho seguro, no parece que tenga que ver con temas patrimoniales, pero debemos considerar que los seguros de vehículos cuentan con una cobertura de accidentes a favor del conductor y de los acompañantes, por tanto deberemos considerarlo como un derecho a nuestro favor, que se cobraría solo bajo determinadas condiciones. 

(+) En este caso careceremos de contrato alguno, porque dicha cobertura la contrata la empresa para sus trabajadores, en su defecto se trata de  poner una hoja redactada por nosotros advirtiendo de dicha circunstancia, y de su probable existencia. 

En los seguros, afortunadamente existe el Registro de Seguros de Vida  http://www.cincodias.com/articulo/empresas/registro-seguros-vida-atendera-500000-consultas-ano/20070619cdscdiemp_33/, no obstante no tengo muy claro si alcanza a los de accidentes, y en particular a los “colectivos” como serían los asociados de tarjetas de crédito, convenios laborales, etc. …. En teoría si, siempre y cuando la entidad que lo otorga haya comunicado con nombres, apellidos y CIF., de su existencia. 

Asimismo y según he podido obtener tras una consulta telefónica al Ministerio de Justicia http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/es/1200666550200/Tramite_C/1214483967574/Detalle.html#informacion  yhttp://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/es/1200666550200/Tramite_C/1214483967574/Detalle.html#como
uno puede solicitar sus datos en dicho registro, pero para ello hay que cumplir con ciertos requisitos en cuanto al envío de documentación compulsada, como el DNI del solicitante y algún que otro requisito, en la página enlazada hay unos teléfonos de contacto, donde podremos informarnos, y hacer el trámite si lo consideramos interesante, reconozco que no he procedido a ello, y dicha idea ha salido con la confección del presente post de blog  ¿Por qué es interesante conocer esta información y actualizarla cada cierto tiempo?  A mí se me ocurre que aparte de los errores que pudieran existir, básicamente en seguros formalizados antes de entrada en funcionamiento de dicho Registro de Seguros de Vida, y en pólizas de seguro colectivos se podría producir alguna deficiencia en la información ahí registrada, lo mas probable es que esté todo correcto, pero creo que no se pierde nada con asegurarse de ello, y si hubiera algún error, solicitar a la compañía de seguros que proceda a su subsanación. Se puede tramitar mediante certificado digital (El actual formato del DNI, por ejemplo), y al parecer en la web consta que hay que realizar un pago de unos 4,00 € por consulta, en concepto de tasa.

De dichos seguros  se puede obtener certificación son “los relativos a los seguros de vida con cobertura de fallecimiento y a los seguros de accidentes en los que se cubra la contingencia de la muerte del asegurado, ya se trate de pólizas individuales o colectivas.”

Obligaciones a nuestro cargo:

• Escritura/s de hipoteca/s (*) 
• Contratos de préstamo o crédito
• Contratos de tarjeta de crédito
• Otras deudas que podamos tener

(*) A menudo no contamos con ellas, debemos procurarnos una fotocopia de la misma a través del banco o caja o en su defecto podemos solicitar una copia simple al notario que otorgó en contrato.  

Otros documentos relevantes: 

Al margen de convertirse en “la carpeta patrimonial” es bueno, entiendo, que contenga otros documentos de especial relevancia, como por ejemplo:

• Cédula/s de habitabilidad 
• Certificados de instalaciones de gas, electricidad, gasoil …… 
• Planos de nuestra/s vivienda/s
• Todo tipo de contratos o legalizaciones que sean de orden mas o menos permanente o a largo plazo. 

Si tenemos hijos menores de edad:

Es bueno, entiendo, tener una especie de “subcarpeta” incluida dentro “de paquete”, con detalle de cuentas de ahorro, etc. ….

En este caso (hijos menores), y poniéndonos en lo peor, nunca está de más pensar en qué pasaría si los padres faltan, en cuyo supuesto la ley prevé la posibilidad, ya sea mediante testamento o escritura pública, de designar un tutor que vele por los intereses del menor. El tutor designado de esta manera prevalecerá sobre cualquier otra persona que pudiera ejercer el cargo.

En el caso de otorgar testamento, siempre recomendable, es importante tener en cuenta esta cuestión y consultar al notario.

Actualización:

Cada vez que adquiramos un nuevo bien, formalicemos un nuevo derecho, como por ejemplo los seguros, habrá que incluir una copia o el propio contrato en la reiterada carpeta, y al menos una vez al año, habría que actualizarla, recordemos que nuestro patrimonio no es una cosa estática, y en especial no lo es la liquidez, que la podemos estar “moviendo” en varias ocasiones durante un año, sea de tipo de depósitos o valores o, de entidades financieras, por tanto entiendo que una vez al año hay que actualizar, siendo un buen momento a partir de la recepción de los documentos fiscales bancarios para la confección de nuestro impuesto sobre la renta de la personas físicas,  habilitando a tal fin una especie de cuadro resumen “de posiciones”. 

Mejoras:

Aparte de los propios contratos, no está de más una especie de “etiqueta identificativa” de cada uno, digamos una “media cuartilla” de detalle, por ejemplo: 

Seguro de vida a favor de ………………. por un capital de ………………., doble capital en caso de accidente. - Mediador del seguro: D. Pepe ………………….. domicilio del despacho ………………. teléfono profesional …………………….. 

Participación del 22,50% en la sociedad  ……………..S.L. dedicada a ……………. Domiciliada en …………… teléfono ………………. administradores actuales Sres. ……………………………… 

Por ejemplo, en el caso de las fincas, no está de mas incluir en la documentación de la misma, una ficha (y sus justificantes) del valor de adquisición y de sus gastos de compra, ya que en caso de venta de la misma, la misma “carpeta patrimonial” nos servirá para temas fiscales. 

Al final también es bueno que dicha carpeta sirva para otros menesteres, además de facilitar los temas a nuestros herederos.

Funcionamiento de temas concretos:

• Detalles y explicaciones nuestra forma de actuar (en sentido económico), por ejemplo si somos “caseros” detallar como gestionamos las/s finca/s, los cobros, etc., de manera que si fallecemos podamos garantizar una mínima continuidad. Si participamos en el capital de alguna sociedad, que cargo ostentamos, cuales son nuestras atribuciones, trabajos, etc., al margen de lo meramente laboral …..
• Si henos otorgado algún aval a familiar o a terceros, al margen de que hay que incluir el contrato en la parte de “deudas”, que aun cuando hoy no lo es (deuda) se puede convertir en ella, y no sería mala idea, explicar el porque de tal garantía.
• Si estamos inmersos en algún conflicto o juicio, detalle del mismo, motivos, jurista que nos lleva el asunto ….
• Si tenemos hijos en edad universitaria, un detalle de la financiación, del cómo pagamos las facturas, contrato de alquiler de piso compartido, etc., etc. ….
• Otros temas relevantes de nuestra vida económica.

Un inciso sobre poderes o autorizaciones (*):

Todos los poderes (notariales) o autorizaciones (por ejemplo en cuentas bancarias) se extinguen automáticamente a la muerte del poderdante o autorizante.

El uso de los mismos tras el fallecimiento del otorgante puede acarrear consecuencias legales (civiles y/o penales) para la persona que los utilice.

Tengamos en consideración que una autorización en una cuenta bancaria no es ni parecido a ser titular, solo significa que podemos disponer de la cuenta que es propiedad de otra persona.

(*) Una autorización de disposición en una cuenta bancaria equivale a un poder notarial, la diferencia es que su alcance es solo para dicha cuenta, por el contrario un poder notarial puede concretar o ampliarse mucho mas.

Presunción de titularidad de cuentas bancarias:

Una cuenta con dos o mas titulares indistintos (o solidarios)  tiene la finalidad de que cualquiera de los titulares pueda disponer de los fondos depositados,  independientemente  de quien sea el  propietario real de los mencionados fondos. La cotitularidad no prejuzga la propiedad de los fondos depositados, aunque en la práctica se considera que los titulares de la cuenta son propietarios, a su vez, de los fondos depositados a partes iguales.

En caso de conflicto es necesario recurrir a los tribunales para acreditar la auténtica propiedad de dichos fondos.

Pongamos un ejemplo, que para estas cosas a menudo es la mejor forma de ilustrar la definición:

Tal como se indica con anterioridad  cuando una cuenta tiene dos titulares, se presume que la propiedad del saldo es al 50% (al 33,33% si son tres, o al 25% si son cuatro ….), pero ello siempre SALVO PRUEBA EN CONTRARIO. Supongamos que yo soy viudo (Dios no lo quiera) y tuviera una cuenta bancaria bajo titularidad mía y de un hijo ya independizado y con unidad familiar propia, con posibilidad de disposición indistinta (o sea que puedo disponer yo o él sin necesidad de dos firmas) en la misma se ingresa mi nómina, se pagan los recibos de mi casa (luz, teléfono, agua …) los cargos de mi tarjeta de crédito, y el recibo de una financiación de un vehículo, nada mas que temas relativos a mi economía, mi hijo no vive conmigo, como he indicado antes tiene su propia unidad familiar, la pregunta es ¿al margen de quien sean los titulares, de quien el realidad el saldo que pueda existir en dicha cuenta;? La respuesta es obvia, la cuenta es mía, digamos al menos en un plano verificable, por tanto entiendo, si ser jurista, que esto sería una clara prueba en contrario.

En caso de conflicto es necesario recurrir a los tribunales para acreditar la auténtica propiedad de dichos fondos.

Objetivos perseguidos: 

¿Qué vamos a conseguir con esto? La idea es FACILITAR LA EJECUCION DE LA HERENCIA A NUESTROS HEREDEROS, porque si ya hay ciertas posibilidades de “diferencias” entre los herederos, no añadamos además dificultades para localizar los bienes, derechos y obligaciones. 

Hay que decir que NO ES UN DOCUMENTO (CARPETA) DE FÁCIL ORGANIZACIÓN, ES UN TRABAJO LABORIOSO, pero una vez “montado” su mantenimiento y adaptación a nuevas circunstancias es mas bien sencillo. 

Asimismo yo informaría de su existencia a nuestros allegados, y ello no obliga, para quien lo desee, tener que indicar quien, o en que parte son herederos, porque “el conjunto de documentación” solo supone indicar lo que tenemos o debemos, no es necesario incluir dentro “del paquete” copia del testamento, al ser un documento que tiene establecido por ley la forma de obtenerlo tras nuestro fallecimiento. 

Agradecimientos a: Baldufa (por colaboración en la confección del presente post de blog)

Posdata: Si alguien tuviera interés en "la mecánica" de archivo, que tipo de carpetas, subcarpetas, numerarlo si hay mucha documentación, y confeccionar un listado de con detalle del contenido de carpetas, subcarpetas, y su redactado en las hojas, digamos de índice, que yo utilizo en esto, no tengo problema alguno en insertarlo en la respuesta. 

http://www.youtube.com/watch?v=QCQTr8ZYdhg