Para empresas de reducida dimensión o autónomos
Aún cuando muchos (yo entre ellos) no somos nada partidarios de subcontratar la llevanza de las cuentas en una gestoría administrativa o asesoría contable / fiscal, es una opción interesante en algunos casos, siempre y cuando sepamos sus limitaciones y lo que podemos hacer para eliminar las mismas en buena parte. Hay que considerar que para algún tipo de empresas, sea por su reducida dimensión, o porque disfrutando de unas cifras algo relevantes la poca cantidad de apuntes contables hace inviable la contratación de un empleado en el departamento de contabilidad (*), es la mejor o la menos mala solución en cuanto a ahorro de costes.
(*) A efectos de control de la empresa, en términos contables se tarda, como todos conocemos, lo mismo en registrar una venta de 100 que de 100.000 €.
No es que el trabajo de la gestoría o asesoría sea de mala calidad, técnicamente será bastante mas correcta que la que podamos hacer en la propia empresa si nuestro equipo es pequeño y no podemos, ni deberíamos tener en plantilla a un director contable o financiero por los costes laborales que ello conlleva. Asimismo no siempre es un buena política de empresa que la lleve el propio empresario o uno de los socios, porque seguramente el/los propietarios aportarán mucho mas a la empresa si su labor es comercial o de fabricación, habrá casos de todo tipo y excepciones todas las que queramos y más, pero convendremos que dónde mejor aporta el empresario es en su relación con los clientes y proveedores o en la fabricación o gestión de los productos (o ambas facetas del negocio). Los contables o financieros de empresa no producimos nada, nos limitamos a registrar lo que los demás producen o venden, por ello no perdamos el norte en estas cosas, la contabilidad solo tiene su objeto tras las compras, ventas, gastos, el margen comercial, dar herramientas de gestión, pero no, no producimos nada, con lo que al final de alguna forma somos un mal necesario, y algunos pueden confundir lo que es un coste necesario para el desarrollo empresarial, a no considerar la contabilidad como una herramienta de gestión y mejora del negocio.
Generalizando, el problema de la subcontratación de la contabilidad a los “profesionales del papeleo”, es que su visión, repito generalizando, se basa en la fiscalidad, que es muy importante, y las consecuencias de una deficiente gestión fiscal son conocidas por todos, pero las cuentas de una empresa no solo deben ser utilizadas únicamente para estar “en paz con el fisco” es una herramienta de gestión, de análisis de costes, de márgenes comerciales, de resultados, previsiones, etc. No es muy habitual encontrar una gestoría o asesoría cuyo servicio contable y fiscal alcance temas analíticos, y a menudo es solo cuestión de reunirnos de vez en cuando con dicho contable, indicándole que es lo que queremos que registre y el cómo debe hacerlo.
Un ejemplo: Imaginemos que tenemos una pequeña tienda de barrio, si no le indicamos nada al contable, corremos el riesgo de que todas las compras de productos de la tienda de se registren en una sola cuenta de compras, y la única división de productos sea la que suponen los varios tipos de IVA (el 4, el 8 o el 18%), y en la cuenta de ventas lo mismo. Sólo con indicarle que queremos separadas las compras por familias de productos, podremos analizar que familias de productos tienen mas margen (por comparación entre las cifras de compras con las de ventas), ver la estacionalidad de dichas ventas (meses en que un tipo de productos tienen mayor o menor salida) y hacer previsiones de compras sin tener el almacén abarrotado de todo, que no olvidemos supone inmovilizar dinero para ello, y en estas comparaciones “por familias” no hace falta mucha tecnología, a menudo solicitar al contable que nos remita las cuentas mensuales en una hoja Excel nos puede ahorrar mucho trabajo. Obviamente lo ideal es un buen programa de gestión que incluso nos dará datos por producto, pero por algo hay que empezar, y no debemos adquirir una tecnología informática para comernos el mundo, porque lo mas probable es que el mundo se nos coma a nosotros. Al final se trata de buscar la “proporción correcta” entre nuestro negocio y lo que nos ofrece el mercado. Lo mismo podemos hacer con las cuentas de gastos, pedir a nuestro contable que tipo de separación nos interesa, porque si no lo hacemos corremos el riesgo de que los contabilice en las 9 cuentas establecidas en el plan general de contabilidad (de la 620 a la 629) y esto a efectos de control y análisis creo que no sirve para nada, al margen de que fiscalmente es del todo correcto. Un ejemplo sencillo en un negocio de servicios en el que tengamos 4 furgonetas, es la separación de los costes de reparaciones, el consumo de carburantes, el registro separado de los costes nos dará pistas para conocer cuando a una de ellas toca “jubilarla” (por ejemplo), y el consumo, por comparación con las demás nos determinará, en ocasiones si existe alguna posibilidad de que se utilice a fines distintos a los de la empresa.
En pequeñas empresas muchos de estos análisis se acaban haciendo, recordando las incidencias del día a día, que si, en muchos casos puede ser suficiente, si bien la revisión de los datos en muchas ocasiones ratificarán nuestras impresiones, pero en otros confirmarán que estamos en algún error de memoria.
Solicitemos la información regular, al menos una vez al mes, y no nos limitemos a guardarla en una carpeta con el título “cosas de la gestoría”, leamos, comparemos con la misma información del mismo mes de años anteriores, con la del mes pasado, etc.
Yo como anécdota diré que en nuestros establecimientos de expedición de carburantes y a los clientes que no tienen cuenta o facturación única a fin de mes, sea porque no lo han solicitado, o lo solicitaron y no les consideramos merecedores de crédito, o puede que prefieran pagar al contado, se les entrega el ticket de caja y una vez al mes vienen a buscar las facturas con sus datos fiscales, otros vienen cada tres meses, aún cuando les hemos indicado que con nuestra declaración de IVA mensual a que por dimensión estamos obligados, rogamos que nos lo indiquen mensualmente o incluso por teléfono de que tickets de contado precisan la conversión a factura global, algunos siguen personándose cada 3 meses, y solo porque su asesor fiscal se lo exige, porque si de ellos dependiera es que ni vendrían. Incluso si los clientes lo desean podemos hacer la factura del consumo en el mismo momento, pero resulta que algunos pocos que las piden y no es siempre, las dejan en la furgoneta y ahí se quedan, evidentemente serán una minoría, y al menos ésta si actúan igual con todos o parte de sus proveedores, menudo análisis empresarial podrán efectuar.
Es posible que algunos de estos casos respondan a una fiscalidad por módulos, la cual les obliga a una llevanza contable de muy poco calado, pero estaríamos en lo mismo, una cosa es que la fiscalidad no nos obligue a más y nos ahorremos costes contables y puede que fiscales, y otra muy distinta que se tenga una gestión "númérica" muy deficiente de nuestra empresa.
Obviamente esta anéctoda no es representativa ni estadísitca de nada, pero me tiene muy sorprendido, porque no son casos aislados precisamente.
